Flåden samles i Sønderborg

Der er sket noget i Sønderborg…

Første januar 2024 gik en drøm i opfyldelse – en drøm om at centralisere flåden. Det betyder, at et team under Drift og Service her til årsskiftet har overtaget ansvaret for 470 biler og busser – dermed alle kommunens køretøjer på nær Beredskabet og Entreprenørafdelingen. 

Det er en omfattende forandring og Søren Winther Dethlefsen, der er Fleet Manager og Jesper Schmidt, Digitaliseringskonsulent og projektleder, har sagt ja til at dele nogle af deres erfaringer med resten af FleetOptimiser-projektets deltagere.

Bilerne serviceres

Jesper, og måske særligt Søren, har haft nok at se til i den seneste tid: I december fik Sønderborg Kommune installeret GPS i alle biler. Januar er blevet brugt på at indhente servicehistorik, udfylde service, og i det hele taget sørge for, at bilerne er klar. Derudover er der brugt meget tid på at få alle de praktiske detaljer på plads på tværs af afdelingerne. Men nu er det altså sket.

Indtil videre er Sønderborg og Syddjurs de eneste kommuner inden for FleetOptimiser-projektet, der har centraliseret deres flåde hundrede procent.

Mange skridt på vejen mod centralisering

Det hele startede i april 2023, så forandringen har været en hurtig proces på under et år. Selve beslutningen blev taget i starten af juli – og derefter er det gået stærkt.

Men hvordan gør man sådan noget – hvad er processen for at få det til at lykkedes?

Ifølge Søren og Jesper er første vigtige skridt at få ledelsens opbakning. Når den er på plads, skal forandringen også køres igennem diverse MED-udvalg for at sikre opbakning der. Direkte analog kommunikation er også essentiel. Søren har været på turné og holdt mange møder for at tale med medarbejdere fra afdelinger i kommunen for at skaffe opbakning og afstemme forventninger.

Bilerne rengøres

Og så er der selve opgaveløsningen – altså driften. Det har været nødvendigt at ansætte medarbejdere til at håndtere og servicere den (nu centrale) bilflåde. Sønderborg har ansat, hvad der svarer til fem fuldtidsstillinger fordelt på rengøring, teknisk service og drift. Derudover er der 6 i fleksjob med timetal på mellem 6 og 31,5 time.

Næste skridt er at få styr på registreringsattester og oprette betalingsplaner m.m. Lige nu er Søren og hans team også i gang med et pilotprojekt sammen med et hjemmeplejedistrikt. Centraliseringen har nemlig gjort det muligt at sammenligne på tværs og at undersøge forskelle i brugen af køretøjer – og det kan forhåbentlig på sigt nedbringe antallet af skader på bilerne.

Søren Winther og John Hansen (teknisk servicemedarbejder) i gang med FleetOptimiser

Og så er der alt det andet, der skal nedbringes – og her kommer FleetOptimiser ind i billedet. Når Sønderborg begynder at arbejde med data, skal der for alvor optimeres ved at reducerer på udgifter og på antal af biler – og så ser de også FleetOptimiser som et godt dialogværktøj i forhold til de politikere, som skal træffe beslutninger i fremtiden.

FleetOptimiser er en del af Sønderborgs centraliserings-projekt, men ikke den eneste faktor:

Fordele for både økonomi og drift

I Sønderborg kan de allerede nu mærke forandringen økonomisk, for de er begyndt at trimme deres flåde. Det har de indtil videre gjort alene ved brug af data fra GPS’erne, der afslører, når biler holder stille og ikke bliver brugt. Her i februar er der blevet afviklet 10 biler. Yderligere seks biler forsvinder i løbet af et par måneder, og der forhandles om endnu flere – så fordelene er til at få øje på.

Driftsikkerheden er også højere end før, fordi det lille specialiserede team kan rykke ud med det samme. Nogle gange bliver tingene endda ordnet, før brugerne indmelder det, fordi GPS’en har sladret om fx et fladt batteri. Det er også blevet langt hurtigere og nemmere at tage en ”runde” og tjekke alle biler igennem.

Søren ser også andre besparelser ved det øgede overblik:

Dertil kommer de rabataftaler, som Drift og Service skal til at forhandle hjem i form af fx samarbejdsaftaler med værksteder – og endelig er der også den førnævnte forventede besparelse ved at arbejde målrettet på at nedbringe antallet af skader.

Heldigvis er det ikke kun Søren og Jesper, der ser fordelene. Overordnet set har modstanden været mindre end ventet. Brugerne har også taget godt imod den nye organisering, fordi det giver en mere sikker drift – de kan se, at bilerne bliver lavet hurtigt og fungerer.

Henrik Collin (driftskoordinator) ved nøgleskabet

Gode råd

Er du blevet lidt lun på idéen om centralisering af flåden i din organisation? Så har Søren og Jesper et par gode råd, som de gerne deler ud af

• Det er essentielt at starte med ledelsesopbakning og hele det formelle system, som beslutninger skal igennem.
• Invester tid i at tale med alle involverede afdelinger. Tag ud og mød dem. Hav en positiv dialog, så de ikke føler, at det bliver ”trukket ned over hovedet” på dem.
• Ansæt personer med interesse for biler. I Sønderborg har medlemmer af Sørens team fx erfaringer som mekaniker, som sælger, som indskriver på et værksted, fra at arbejde på politiets biler eller med reservedele og leasingbiler m.m. Det er folk, der kender branchen og også hurtigt kan løse praktiske opgaver.
• Vær på forkant med service. Når noget ser pænt ud, passer brugerne bedre på det – og så kan du nemmere holde bilerne ved lige og i drift.

Tak til Jesper og Søren for at stille op til interview. Det bliver spændende at følge projektet, når de for alvor tager FleetOptimiser i brug i Sønderborg Kommune.