Projektorganisation
Her kan du læse om interessefællesskaberne, og hvordan de forskellige projektstøttefunktioner bidrager til projektets mål.
AI-projektet FleetOptimiser er organiseret ud fra et dynamisk og netværksbaseret perspektiv og er inspireret af agile metoder.
Der er i arbejdsformen et stort fokus på, at projektet skal understøtte myndigheder og projektdeltagere, der hvor de er, og at der er meningsfulde fora for alle involverede i projektet. Organiseringen er således ikke statisk, men udvikles løbende.
Facilitering af netværk
Projektets kerne mødes og samarbejder løbende i forskellige fora:
Formålet med de forskellige aktiviteter er først og fremmest at understøtte sparring og erfaringsudveksling på tværs af de deltagende myndigheder om alt fra flådestyring, forankring og implementering af FleetOptimiser til økonomi, klima og bæredygtighedstiltag. Derudover understøtter organiseringen også videreudvikling af FleetOptimiser og løbende, fælles opgaver.
Projektstøttefunktioner
Projektets kerne understøttes af en række støttefunktioner, som blandt andet bidrager med data, kommunikation, informationssikkerhed og tilpasning af FleetOptimiser-værktøjet.
Støttefunktionernes rolle er uddybet nedenfor.
Opgave
Styregruppen har blandt andet til opgave at understøtte projektgruppen med forankring, implementering og skalering af FleetOptimiser. Herudover skal styregruppen hjælpe med at realisere projektets overordnede målsætning om at accelerere den grønne omstilling af transporten ved at skabe en CO2-neutral flåde ud fra nøgleprincippet om optimering samtidig med omstilling.
Sammensætning
Styregruppen er sammensat ud fra et ønske om at sikre repræsentation af større og mindre myndigheder - både fra digitaliseringsområdet såvel som fagforvaltninger. Herudover er der taget højde for repræsentation af myndigheder, der allerede har implementeret FleetOptimiser samt myndigheder, der skal i gang med at etablere det tekniske og organisatoriske grundlag forud for implementeringen.
Mødefrekvens
Styregruppen mødes 6-8 gange om året eller efter behov, hvis der er beslutninger som kræver tættere og hyppigere drøftelser.
Opgave
Projektets stabsfunktion er forankret i Aarhus Kommune og varetager opgaver inden for blandt andet kommunikation, koordinering og generel projektunderstøttelse.
Forskning
Projektets følgeforskning er forankret i et samarbejde mellem Aarhus Kommune og Aarhus Universitet i form af blandt andet en virksomheds-ph.d. Der forskes i digital forestillingsevne, ledelse af digital transformation samt skalering og spredning.
Sekretariat
Sekretariatsbetjeningen af styregruppen er også forankret i Aarhus Kommune.
Opgave
Her samarbejder projektets myndigheder med projektets primære leverandør, Droids Agency, om tilpasning af FleetOptimiser, så værktøjet afspejler myndighedernes ønsker og behov.
Sammensætning
Tilpasning af FleetOptimiser sker i et tæt og brugerdrevet samarbejde med leverandøren. Produkt- og udviklingsteamet udvides løbende, efterhånden som flere myndigheder bliver klar til at tage FleetOptimiser i brug. Det er valgfrit om, og hvor ofte, man ønsker at deltage i dette team.
Mødefrekvens
Produkt- og udviklingsteamet mødes ugentligt til et 20-minutters tjek-ind møde. En gang om måneden mødes de til et udviklings-prioriteringsmøde, hvor udviklingsforslag gennemgås og diskuteres. Endelig mødes teamet, når der er behov for en præsentation af nye funktioner.
GPS-data til FleetOptimiser leveres via myndighedernes flådestyringssystemer, som udstiller data via API.
Leverandørerne af flådestyringssystemer er dermed vigtige interessenter i projektet.
Syddjurs Kommune er tovholder på informationssikkerheden i FleetOptimiser.
Syddjurs Kommune har stor erfaring med ledelse af AI-signaturprojekter og er tidligere projektejer på FleetOptimiser. Derfor har de også vigtig viden og erfaringer, som projektet trækker ud i forbindelse med udarbejdelse af databehandleraftale, risikovurdering og konsekvensanalyse for løsningen.
Sammensætning
Projektet har tilknyttet en følgegruppe med repræsentanter fra Digitaliseringsstyrelsen (som har bevilliget midlerne til projektet) samt Kommunernes Landsforening (KL) og KOMBIT.
Opgave og mødefrekvens
Følgegruppen og projektets stabsfunktion fra Aarhus Kommune mødes en gang i kvartalet til en status samt sparring på retning og læring fra projektet.
Kontakt
Projektleder
Sofie Buhl
Telefon: 40 31 68 15
Mail: sofbu@aarhus.dk
